«حاکمیت داده» به معنای اعمال اقتدار و کنترل بر مدیریت دارایی‌های داده‌ای است. از طرف دیگر، منشا بسیاری از هزینه‌ها-دوباره‌کاری‌ها-ناکارامدی‌ها به نوعی به عدم کیفیت مناسب داده بر می‌گردد. «کیفیت داده» شامل همه اقدامات برای مدیریت کیفیت داده است بطوریکه اطمینان حاصل شود داده قابل استفاده است.
براساس تعریف DMBOK، «مدیریت داده» دربردارنده عملیات توسعه، اجرا و نظارت بر مجموعه طرح‌ها، خط‌مشی‌ها، برنامه‌ها و فعالیت‌هایی است که برای تحویل، کنترل، محافظت و ارتقاء ارزش داده و دارایی‌های اطلاعاتی در طی چرخه حیات داده انجام می‌شود.
در تعریف ویکی‌پدیا؛ «حاکمیت داده» شامل ترکیبی از فرایندها، افراد و فناوری‌ها دانسته شده است که برای کارکردن صحیح و منسجم با داده‌های یک تشکیلات مورد نیاز است. این تعریف با برجسته‌نمودن مفهوم قابلیت (ترکیب فرایندها، افراد و فناوری)، این مفهوم را قابلیتی سازمانی و پایدار دانسته و نه صرفا یک پروژه یا محصول قابل تامین. «معماری داده» درباره فهم جامعنگر و بنیادین از وضعیت ایستا و پویای موجودیت‌های داده‌ای سازمان و روابط و استانداردهای حاکم بر آن است که شامل نقشه‌های طراحی، مدل‌های مرجع، استانداردها، قالب‌های مستندسازی و برنامه تحقق وضعیت مطلوب می‌شود.
نظام حاکمیت داده در سازمان ها
استانداردها و چارچوب‌های حاکمیت-مدیریت داده به‌سرعت جای خود را در سازمان های خصوصی و نهادهای دولتی باز کرده است. براساس قانون Evidence Act که در کنگره آمریکا و با هدایت پال رایان (Paul Ryan) – رییس وقت مجلس نمایندگان آمریکا – در سال 2017 تهیه و نهایتا در سال 2019 تصویب شد، تکالیف مشخصی برای راه‌اندازی نظام حاکمیت داده در سازمانهای فدرال تعیین شده است. دستگاه‌ها موظف شده‌اند مخزنی از دارایی‌های داده‌ای ایجاد کنند، استانداردهای داده را جاری نموده، دقت تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را ارتقاء بخشیده و شرایط به‌اشتراک‌گذاری داده (داده باز) را در سطح دولت فدرال تسهیل نمایند.
همچنین نقش مدیر ارشد داده (CDO) نیز به‌عنوان هدایت‌کننده موضوع و مسوول ظرفیت‌سازی و توانمندسازی مهارت‌های مورد نیاز داده در سازمان تعریف شده است. براساس تحقیقی که از مدیران ارشد داده (CDO) در دستگاه‌های اجرایی دولت آمریکا انجام شده است، بیشترین تعامل این نقش در درجه اول با مدیر ارشد اطلاعاتی (CIO) و در درجه دوم با مدیران عملیاتی و ریاست سازمان است. از جمله وظایف نقش CDO می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- احصا و مستندسازی نیازمندیهای اولویت‌دار مرتبط با داده در سازمان
- راه‌اندازی ساختار و تشکیلات برای حاکمیت داده
- ارزیابی وضعیت جاری بلوغ داده و زیرساخت‌های داده‌ای
- شناسایی فرصت‌های توسعه مهارت‌ها و سواد داده‌ای پرسنل
- شناسایی موجودیت‌های داده‌ای کلیدی (اولویت‌دار) برای اشتراک‌گذاری
- انتشار و به‌روزرسانی مخزن موجودیت‌های داده‌ای سازمان
- تاسیس و شروع به‌کار شورای حاکمیت داده در سازمان
- تعیین انواع نقش‌ها و مسوولیت‌های مرتبط با داده
- تعیین داده‌های نیازمند همگام‌سازی (سینک یا آسینک)
- تعیین روش و فرمت نام‌گذاری موجودیت‌های داده‌ای
- انتخاب و تهیه کاتالوگ استانداردهای داده در سازمان
- تعیین سیاست‌های ناظر بر حفاظت از داده‌ها
- ایجاد چارچوب اصول حاکم بر مدیریت داده
- تامین و راه‌اندازی ابزارهای جمع‌آوری، تصفیه، نگهداشت و انتشار داده
- تهیه شاخص‌های ارزیابی کیفیت داده و اندازه‌گیری دوره‌ای شاخص‌ها
براساس ادعای مایکروسافت، 75 درصد از مدیران ارشد داده در آمریکا از پیشرفت قابل توجه در راه‌اندازی نظام حاکمیت داده و ایجاد مخزن دارایی‌های داده‌ای در راستای پشتیبانی از نیازمندیهای سازمان خبر داده‌اند؛ اگرچه چالش‌ها و موانع نیز کم نبوده است، برای مثال عدم مشارکت کافی کارکنان در ایفای نقش‌های مرتبط با مدیریت داده و نیز محدودیت‌های بودجه ازجمله موانع مهم در این راستا اعلام شده است.
براساس گزارش سازمان همکاری و توسعه اقتصادی(OECD)، برنامه‌ریزی راهبردی در سطح ملی (دولتی) برای استقرار موثر نظام‌های حاکمیت-مدیریت داده به کشور آمریکا محدود نشده و در سایر کشورهای پیشرو از جمله کانادا، ژاپن، آلمان، ایرلند، فرانسه، کره‌جنوبی، ایتالیا، انگلیس، هلند و دانمارک نیز فعالیت‌های مشابهی دیده شده است که البته مبتنی بر الگوبرداری از تجارب دولت آمریکا بوده است.
چارچوب استقرار حاکمیت داده
اگرچه در مراجع و منابع، یک چارچوب و روش ثابت برای استقرار نظام حاکمیت داده و طراحی معماری مطلوب داده، پیشنهاد نشده است، با بررسی نمونه مراجع معتبر آکادمیک و تجاری موجود، می توان چارچوبی مفهومی برای استقرار نظام حاکمیت داده پیشنهاد داد که در شکل زیر نشان داده شده است.
در این چارچوب، مولفه‌های اصلی نظام حاکمیت داده در 5 ناحیه اصلی “راهبرد”، “نقش‌ها”، “نظام‌ها”، “ابزارها” و “تطابق” سازماندهی شده است. در هر ناحیه نیز، عناصر اصلی تعیین شده است: برای مثال در محور ابزارها، چهار نوع ابزار “حاکمیت داده”، “معماری داده” ، “مدیریت کیفیت داده” و “تحلیل و داشبورد” پیشنهاد شده است.
سوال کلیدی درباره پیاده‌سازی نظام حاکمیت داده در سازمانها، نحوه تلفیق یا جداسازی آن با سایر نظام‌های مرتبط معماری (معماری کسب‌وکار، معماری نرم‌افزار، معماری امنیت و ..) است و همچنین چگونگی هم‌افزایی با سایر کلان رویکردها و نظام‌های مدیریتی-فناوری مانند “سرویسگرایی” ، “تحول دیجیتال” ، “سازمان چابک” و نظایر اینها.