صورت مساله: چالشهای روشهای سنتی انتخاب راهکار نرمافزاری
بیشتر پروژههای انتخاب نرمافزار در سازمانها با یک خطای بنیادین آغاز میشوند: سازمان پیش از آنکه ماهیت مسئله را بشناسد، وارد ارزیابی محصولات و نرمافزارهای بازار میشود. در چنین شرایطی جلسات متعدد برگزار میشود و فهرستهای طولانی از نیازمندیها تهیه میشود، دهها محصول بررسی میشوند، اما در نهایت سازمان همچنان با همان مسئله اولیه مواجه است؛ زیرا پرسش اصلی هیچگاه پاسخ داده نشده است:
«این سامانه دقیقاً چه جایگاهی در معماری دیجیتال سازمان دارد؟»
نتیجه رویکرد سنتی، پروژههایی است که با صرف هزینه و زمان قابل توجه، در نهایت یا به سامانهای کماستفاده تبدیل میشوند، یا نیازمند بازطراحیهای مکرر خواهند بود، یا مجموعهای از سامانههای جزیرهای را در سازمان ایجاد میکنند که نگهداری و توسعه آنها روزبهروز دشوارتر میشود.
تجربه چندین پروژه در صنایع مختلف نشان داده است که پیش از انتخاب محصول یا حتی تهیه RFP، لازم است ماهیت معماری سامانه مشخص شود و سپس راهکار مطلوب در چارچوب معمارانه استخراج شود. بر همین اساس، روش ASAM توسعه یافته است.
معرفی ASAM: Agile Solution Architecture Method
روش معماری راهکار چابک (ASAM) ، یک رویکرد چابک، معماریمحور و تصمیمساز است که پیش از ورود به ارزیابی محصولات یا فناوریها، ماهیت معماری سامانه را تحلیل میکند و بر مبنای ویژگیهای کلیدی آن، مناسبترین راهبرد تأمین را پیشنهاد میدهد. این متد با تمرکز بر عواملی نظیر دسترسی برونسازمانی، یکپارچگی، امنیت، تجربه کاربری، پیچیدگی فرایندها، مقیاسپذیری و میزان تغییرپذیری، تلاش میکند فاصله میان نیازهای کسبوکار و تصمیمات فناورانه را کاهش دهد. هدف ASAM آن است که سازمانها به جای تمرکز صرف بر انتخاب یک نرمافزار، بتوانند جایگاه هر سامانه را در معماری دیجیتال آینده خود شناسایی کرده و با سرعت، دقت و هزینه کمتر، مسیر مناسب توسعه، خرید یا استقرار آن را تعیین نمایند.
نوآوری این روش در آن است که به جای تمرکز بر قابلیتهای جزئی سامانه، ابتد «ویژگی DNA معماری سامانه» را استخراج میکند و سپس براساس 4 سناریو (گزینه راهبردی) برای تامین سامانه، پیشنهاد میدهد که کدام نوع سامانه با کدام راهکار مچ میشود.
منظور از DNA معماری سامانه، مجموعه ویژگیهای بنیادینی که ماهیت یک سامانه را مستقل از فناوری، محصول و فروشنده توصیف میکند و مبنای تصمیمگیری معماری و انتخاب راهکار تأمین قرار میگیرد.
در این رویکرد سامانه نه بر اساس فهرست امکانات، بلکه بر اساس ویژگیهای معماری و فنی تحلیل میشود.
هفت ویژگی کلیدی معماری:
متد حاضر بر پایه هفت ویژگی کلیدی معماری سانمانه استوار است.
| ردیف | ویژگی | پرسش کلیدی |
| 1 | دسترسی برونسازمانی | چه میزان کاربر بیرونی دارد؟ |
| 2 | یکپارچگی | با چند سامانه تبادل داده دارد؟ |
| 3 | امنیت | حساسیت اطلاعات چقدر است؟ |
| 4 | تجربه کاربری | میزان وابستگی موفقیت سامانه به UX چقدر است؟ |
| 5 | پیچیدگی فرآیند | تعداد و پیچیدگی گردشکارها چقدر است؟ |
| 6 | مقیاسپذیری | حجم کاربران و تراکنشها چقدر است؟ |
| 7 | تغییرپذیری | احتمال تغییرات آینده چقدر است؟ |
چهار سناریوی برای راهکار تامین سیستم:
در این متد قبل از انتخاب یک نرمافزار موردی، به وسال بنیادین پاسخ میدهد: کدام راهکار نرمافزاری مناسب است؟ بدین منظور راهکارهای تامین و استقرار سامانههای نرمافزار در 4 الگو (گزنیه راهبردی) طبقهبندی شدهاند:
- ERP
- محصول آماده (COTS)
- توسعه اختصاصی/سفارشی
- سکوی توسعه کمکد (LCDP)
در ادامه مراحل انجام ASAM به اختصار توضیح داده شده است:
مرحله اول: تدوین شناسنامه سامانه
نقطه شروع روش، تهیه «شناسنامه سامانه» است. برخلاف بسیاری از فرمهای سنتی نیازسنجی، این شناسنامه بر وضعیت موجود تمرکز ندارد، بلکه سامانه مطلوب آینده را توصیف میکند.
در این مرحله اطلاعاتی نظیر موارد زیر جمعآوری میشود:
- اهداف کسبوکاری سامانه
- گروههای کاربری
- میزان استفاده کاربران داخلی و بیرونی
- فرآیندهای اصلی
- الزامات امنیتی
- الزامات دسترسپذیری
- نیازهای یکپارچگی
- اهمیت تجربه کاربری
- میزان تغییرات مورد انتظار در آینده
- الزامات توسعه و نگهداری
مزیت مهم این رویکرد آن است که بدون ورود به جزئیات فنی پیچیده، تصویری نسبتاً کامل از نیاز واقعی سازمان ایجاد میکند.
مرحله دوم: تحلیل معماری سامانه
پس از تکمیل شناسنامه، هر سامانه بر اساس 7 ویژگی کلیدی معماری سامانه تحلیل میشود.
میزان دسترسی برونسازمانی
- آیا کاربران خارج از سازمان نیز باید به سامانه دسترسی داشته باشند؟
- این شاخص یکی از مهمترین عوامل در تعیین جایگاه سامانه در معماری سازمان است.
اهمیت تجربه کاربری
- آیا موفقیت سامانه وابسته به مشارکت و استفاده مستمر کاربران است؟
- در چنین شرایطی کیفیت رابط و تجربه کاربری به یکی از عوامل تعیینکننده تبدیل میشود.
پیچیدگی فرایندها
- آیا سامانه دارای گردشکارهای پیچیده، تصمیمگیریهای چندمرحلهای و قواعد متعدد است؟
- یا صرفاً مجموعهای از فرمها و خدمات ساده را ارائه میکند؟
سطح یکپارچگی
- سامانه تا چه میزان نیازمند تبادل داده با سایر سامانههای سازمان است؟
الزامات امنیتی و عملکردی
- سطح محرمانگی اطلاعات، تعداد کاربران، حجم تراکنشها و الزامات پایداری نیز در این مرحله تحلیل میشود.
مقیاسپذیری
- حجم کاربران و تراکنشها چگونه است و چقدر در آینده افزایش خواهد یافت؟
- هرچه میزان سفارشیسازی بیشتر باشد، احتمال موفقیت راهکارهای آماده کاهش مییابد.
توسعهپذیری (تغییرپذیری)
- در آینده چقدر نیاز به توسعه، تغییر و سفارشیسازی بیشتر سامانه است؟
- هرچه میزان و سرعت نیاز به تغییر و سفارشیسازی بیشتر باشد، احتمال موفقیت راهکارهای آماده کاهش مییابد.
مرحله سوم: طبقهبندی معماری سامانهها
یکی از نوآوریهای این روش، دستهبندی سامانهها بر اساس ماهیت معماری آنها است.
در عمل مشاهده شده است که بسیاری از سامانههای سازمانی در چند خوشه اصلی قرار میگیرند:
- سامانههای تعامل با مشتریان و ذینفعان (مثل CRM)
- سامانههای عملیاتی و میدانی (مثل سیستمهای بازرسی و نگهداری و تعمیرات)
- سامانههای خدمات کارکنان (مثل منابع انسانی و رفاهی)
- سامانههای مشارکتی و مدیریت دانش (مثل سیستم پیشنهادات)
- سامانههای تخصصی و مأموریتی (مثل سیستمهای تخصصی بانکی، بیمه، تولید، ..)
این طبقهبندی کمک میکند تصمیمگیری از سطح یک سامانه منفرد به سطح معماری کلان سازمان ارتقاء پیدا کند.
مرحله چهارم: انتخاب راهبرد تأمین
پس از تحلیل معماری، گزینههای راهبردی تأمین ارزیابی میشوند. همانطور که گفتهشده، 4 سناریوی کلیدی تعریف شده است که هر کدام مناسب نوعی از سامانهها (نیازمندیها) است. جدول زیر ارتباط معیارهای کلیدی انتخاب سامانه با 4 راهکار تأمین را تبیین نموده است.
| معیارهای انتخاب سامانه | چهار سناریوی اصلی تامین سیستم | |||
| ERP | محصول آماده | توسعه اختصاصی | LCDP | |
| بهروشهای آماده | بسیار خوب | خوب | متوسط | خوب |
| تجربه کاربری جذاب | متوسط | خوب | بسیار خوب | خوب |
| چابکی تغییرات | ضعیف | ضعیف | خوب | بسیار خوب |
| قابلیت سفارشیسازی | ضعیف | ضعیف | خوب | بسیار خوب |
| یکپارچگی با دیگر سامانهها | متوسط | متوسط | خوب | بسیار خوب |
| قابلیتاعتماد و امنیت | بسیار خوب | خوب | متوسط | خوب |
| صرفه اقتصادی | خوب | متوسط | ضعیف | بسیار خوب |
جمعبندی
متدولوژی پیشنهادی که در عمل نیاز پیادهسازی شده است و در زمان کوتاه به نتیجه رسیده، تلاش میکند شکاف میان نیاز کسبوکار، معماری سازمانی و انتخاب فناوری را به صورت چابک پر کند. این روش با تمرکز بر ویژگیهای معماری سامانه، امکان تصمیمگیری سریع، کمهزینه و مبتنی بر شواهد را فراهم میکند و به سازمان کمک میکند به جای خرید مجموعهای از سامانههای پراکنده، به سمت ایجاد یک معماری دیجیتال یکپارچه و پایدار حرکت کند.
این متد مبتنی بر 7 ویژگی کلیدی معماری سامانه است که به اصطلاح DNA سامانه مدنظر را توصیف میکند.
مهمترین مزیت: کاهش زمان تصمیمسازی در سازمان است، زیرابتدا ماهیت سامانه مشخص میشود و سپس تنها گزینههای واقعاً مناسب بررسی میشوند. این موضوع باعث میشود 1. زمان تحلیل کاهش یابد ، 2. تعداد گزینههای اشتباه حذف شود، 3. هزینه مطالعات اولیه کاهش پیدا کند 4. تصمیمات معماری کیفیت بالاتری پیدا کنند.
خروجی نهایی متد ASAM نه صرفاً انتخاب یک سامانه، بلکه طراحی مسیر تحول دیجیتال سازمان است.