1. تعریف “معماری سازمانی به عنوان سرویس (EAaaS)”
مدل نوین معماری سازمانی به‌عنوان سرویس (EAaaS[1]) به معنای دسترسی همیشگی و به میزان کافی نهادها، کسب‌وکارها و سازمان‌ها به خدمات معماری سازمانی (از مشاوران حقیقی و حقوقی) بدون نیاز به هزینه‌کرد بالا برای راه‌اندازی و نگهداشت تیم مستقر (مقیم) معماری سازمانی است. همه خدمات معماری اعم از مشاوران خبره، ابزارها، متدولوژی‌ها و تهیه اسناد فنی معماری به‌صورت تقاضامحور به کارفرما قابل ارایه خواهد بود.
سناریویی را تصور کنید که در آن به راهنمایی متخصصان برای بهبود و همراستاسازی فرآیندهای کسب‌وکار با فناوری اطلاعات نیاز دارید. با مدل EAaaS، شما تیمی از متخصصان معماری سازمانی (EA) را در اختیار دارید که آماده کمک و ارائه راهکار هستند، بسیار شبیه به یک مشاور گوش‌به‌زنگ[2]. این تضمین می‌کند که کسب‌وکارها می‌توانند بدون سربار و تعهدات یک تیم داخلی دائمی، تصمیمات صحیح معماری بگیرند و آن تصمیمات را پیاده‌سازی نمایند. علاوه بر این، انعطاف پذیری EAaaS به این معنی است که خدمات می‌تواند متناسب با نیازهای خاص کسب‌وکار سفارشی شود. صورت مساله کارفرما هر چه که باشد؛ برنامه‌ریزی استراتژیک، همسویی کسب‌وکار با فناوری اطلاعات یا بهینه‌سازی فرآیندها؛ طیف وسیعی از خدمات سفارشی و اثربخش قابل ارایه است.
در عصر چابکی معماری و تحول دیجیتال، فقط نهادهای بزرگ (عموما دولتی) و عریض‌وطویل نیازمند خدمات معماری سازمانی و تحول نیستند، بلکه صنایع خصوصی، سازمان‌های دیجیتال (خصوصا شرکت‌های آی‌تی) و همه کسب‌وکارهای رقابتی باید بتوانند از دستاوردهای معماری بهره ببرند، بدون آنکه ملزم به اجرای پروژه‌های بزرگ و سنگین معماری شوند یا مجبور به تامین و نگهداشت دایمی یک تیم تخصصی در سازمان باشند.
نمونه خدمات قابل ارایه در مدل EAaaS عبارتند از:
- مشاوران خبره حسب تقاضا: دسترسی فوری به متخصصان باتجربه معماری بدون تعهد طولانی مدت استخدام این مشاوران گران قیمت. این مدل به کارفرما این انعطاف‌پذیری را می‌دهد تا معماران با مهارت‌های متنوع و خاص را در صورت نیاز و در زمان لازم فراخوانی و استفاده کند.
- به‌روش‌ها و مدلهای مرجع آماده: به‌روش‌های تخصصی مشاوران که حاصل سال‌ها تلاش و تجربه است به صورت آماده و سفارشی در اختیار کارفرمایان قرار می‌گیرد تا بر اساس مدلهای مرجع معماری “جواب‌پس‌داده”، بهترین و سریع‌ترین راهکارها به‌صورت هدفمند و سفارشی متناسب با اولویت و اهداف سازمان، پیاده‌سازی شود و از دوباره‌کاری‌ها و آزمون‌و‌خطا پرهیز شود.
- ارزیابی‌های دوره‌ای موردی یا 360 درجه: یکی از خدمات مهم معماری سازمانی ارزیابی (اسکن) وضعیت موجود سازمان (فرایند، قابلیت، سرویس، نرم‌افزار، زیرساخت، ..) و استخراج نقاط قوت/ضعف در هر حوزه است که این ارزیابی‌ها معمولا به‌صورت دوره‌ای یا موردی انجام می‌شود. خدمات EAaaS به کارامدترین روش ممکن می‌تواند این نیاز سازمان‌ها را برآورده نماید.
- استقرار نیروی مقیم: بسته به شرایط یا پروژه، در صورت ضرورت، امکان مستقر کردن مدت‌دار تیمی از مشاوران و کارشناسان معماری در محل سازمان برای ارایه بهتر خدمات وجود دارد و این تیم تا زمانی که کارفرما بخواهد می‌تواند در سازمان مستقر باشد، ولی مسئولیت نگهداشت و پرداخت حقوق وی به عهده شرکت مشاور است. بدین صورت سازمان کارفرما فقط در بازه‌هایی که نیاز داشته باشد و به‌میزان مورد نیاز از خدمات نیروی مقیم استفاده می‌کند.
- ابزار و مخزن معماری: یکی از قابلیت‌های مهم ولی پردردسر در معماری سازمانی، نگهداشت و به‌روزرسانی خروجی‌های متنوع و حجیم (مدل‌ها، فراورده‌ها، اسناد، ..) در ابزار تخصصی و مخزن معماری است که این نیز می‌تواند توسط خدمات EAaaS به‌صورت مستمر به سازمان ارایه شود.
2. مزایای مدل EAaaS در مقابل روش‌های سنتی
برای مدل “معماری سازمانی به‌عنوان سرویس” مزایای مختلفی ذکر شده است، که در اینجا فقط به چند مورد مهم‌تر آن اشاره می‌شود
مدل چابک برای عصر دیجیتال: مدلهای XaaS ذاتا برای عصر پیچیدگی، عدم‌قطعیت و چابکی طراحی شده‌اند. به هر اندازه که پیچیدگی و عدم قطعیت در کسب‌وکارها بیشتر می‌شود، مدلهای سنتی معماری پروژه‌ای (با شرح خدمات ثابت و مدت محدود) یا تجهیز یک تیم دایم در سازمان، ناکارمد شده و مدلهای چابک و سرویس‌گرا مطرح می‌شوند.
هزینه به‌انداز مصرف: مزیت همه مدلهای XaaS، حذف هزینه‌های ثابت و غیرهدفمند (در شرایطی که استفاده‌ای وجود ندارد) و بکارگیری مدلهای هزینه‌کرد بهینه مانند “پرداخت به‌اندازه مصرف” (Pay as you use) است. در این مدلهای نوین، سازمان فقط برای آنچه از خدمات معماری سازمانی نیاز دارد پرداخت می‌کند، چه این یک پروژه کوتاه مدت باشد یا یک قابلیت بلندمدت که در طول زمان محدوده و نیاز آن نیز متغییر است.
غلبه بر چالش جذب و نگهداشت تیم متخصص داخلی: جذب و نگهداشت تیم داخلی معماری سازمانی، چالش‌های مهمی دارد؛ از محدودیت در جذب خبرگان معماری و حقوق بالای این افراد گرفته تا چالش راضی‌نگه‌داشتن نیروی متخصص در سازمان و یا هزینه‌های آموزش مداوم و دسترسی به ترندهای نوین و به‌روش‌های معماری، از طرف دیگر حجم کار معماری نیز ثابت نیست و در دوره‌هایی تیم ثابت معماری عملا بیکار است و در دوره‌های دیگر چندبرابر ظرفیت باید کار کند تا نیازمندی سازمان برطرف شود.
کاهش ریسک پروژه‌های معماری سازمانی: یکی از ریسک‌های اصلی پروژه‌های معماری سازمانی، ازپیش تعیین‌شدن محدوده و شرح خدمات است که امکان تغییر آن در هر مرحله از پروژه به سادگی ممکن نیست، اما در مدلهای نوین در هر زمان می‌توان خدمات مورد نیاز را چندین برابر گسترش داد یا آن را به‌شدت کاهش داد. بدین صورت، چابکی در برابر تغییرات و غلبه بر پیچیدگی و عدم‌قطعیت دنیای VUCA فراهم می‌شود.
3. مروری بر چالش‌های تامین و توانمندسازی تیم داخلی
البته استخدام و راه‌اندازی تیم داخلی معماری غیرممکن نیست، “کارامدی و اثربخشی” تیم در بلندمدت است که معمولا تبدیل به یک چالش مهم می‌شود. دلایل زیادی برای این موضوع وجود دارد که در ادامه به تعدادی از آن‌ها اشاره می‌شود:
- یکی از مهمترین ویژگی یک معمار خبره و مجرب، تنوع تجارب در صنایع و پروژه‌های متعدد است که کوله‌باری از به‌روش‌ها و تجارب موفق را برای وی فراهم می‌آورد. محدود کردن چنین فردی در قالب استخدام در یک سازمان، عملا مزیت و خبرگی وی را کم‌رنگ می‌کند.
- تعداد خبرگان معماری سازمانی (بر خلاف برنامه‌نویسان یا کارمندان اداری) بسیار محدود است و شاید در کشور ما به تعداد انگشتان دو دست نیز نتوان معمار خبره نام برد، که حتی اگر به فرض محال این افراد حاضر باشند با شرایط شغل کارمندی کنار بیایند، این تعداد فقط جوابگوی نهایتا 4 تا 5 سازمان است و برای چندصد سازمان دولتی و خصوصی بزرگ کشور، چنین فرصتی وجود ندارد.
- با فرض اینکه کارفرما بتواند یک یا چند معمار خبره و متخصص را به‌صورت دایم استخدام نماید، بخاطر تنوع کاربردها و حوزه‌های معماری (معماری فرایند، معماری داده، معماری سیستم، معماری زیرساخت، معماری امنیت، معماری راهکار و ..) همچنان در بسیاری از دامنه‌های تخصصی معماری کمبود خواهد داشت.
- حتی اگر سازمان توقعش از جذب خبرگان معماری را به کارشناسان متوسط معماری سازمانی کاهش دهد، بازهم مشکلات زیادی برای جذب و مهمتراز آن نگهداشت این افراد با توجه به واقعیت‌های نظام استخدامی کشور وجود خواهد داشت. از طرف دیگر افراد متخصص وقتی در یک‌جا ساکن شوند، به تدریج انگیزه و پویایی برای یادگیری و رشد را از دست می‌دهند و سطح مهارت آن‌ها به میانگین کارمندان متمایل می‌شود.
همه این چالش‌ها، زمینه‌ساز بازنگری در رویکردهای سنتی شده تا مدلهای نوینی مانند EAaaS در دنیا مطرح شوند. در بخش بعدی، درباره اینکه برای چه کارفرمایانی این مدل پیشنهاد می‌شود، به اختصار توضیحاتی ارایه می‌شود.
4. آیا مدل EAaaS برای سازمان‌های ایرانی مناسب است؟
اگرچه در این نوشته به مزایای این مدل در مقایسه با مدلهای سنتی پرداخته شد، اما این روش، چوب جادو نیست و برای همه سازمان‌ها، بهترین گزینه نخواهد بود. خبر خوب اینکه ترند روز دنیا در کسب‌وکار و تحول دیجیتال، حرکت به سمت مدلهای نوین سرویس‌گرا است و نه تنها در سیستم‌ها و زیرساخت‌های ابری مدلهای XaaS ترند روز دنیای فناوری هستند، بلکه در حوزه خدمات مشاوره فناوری اطلاعات و کسب‌وکار نیز مدلهای آی‌تی به‌عنوان سرویس (ITaaS[3]) و مشاوره به‌عنوان سرویس (CaaS[4]) مطرح شده است. اما خبر بد اینکه این مدل چابک با ضوابط غیرقابل انعطاف و پروسه پیچیده “مناقصات” در کشور همخوانی ندارد. دستگاه‌های دولتی که ملزم به اجرای قانون مناقصات هستند، با موانع مختلفی برای بهره‌مندی از این مدل نوین روبرو هستند، حتی شرکت‌های صنعتی و خصوصی نیز معمولا پروسه تامین خدمات “ناکارامد و بروکراتیک” دارند و آن‌ها نیز باید اول در دستورالعمل تامین بازنگری کنند تا بتوانند از این خدمات نوین بهره‌مند شوند.
با فرض رفع موانع فوق، همچنان باید درنظر داشت که این مدل، همه‌جا گزینه مطلوب نیست و برای هر کارفرما یا صورت‌مساله‌ای باید با بررسی دقیق شرایط، مدل مناسب پیشنهاد داد. درنهایت اما توصیه‌های ذیل می‌تواند تاحدی فضای ابهام را برای کارفرمایان برطرف نماید:
- برای سازمان‌های بسیار بزرگ (مانند بانک‌ها، هلدینگ‌ها، دستگاه‌ها دولتی، صنایع بزرگ و ..) همچنان ترکیبی از تیم داخلی با مسوولیت مدیریت طرح معماری (نه اجرا و مشاوره) به همراه استفاده از خدمات مدرن EAaaS یا قرارداد همکاری بلندمدت و راهبردی با مشاوران حقیقی و حقوقی پیشنهاد می‌شود.
- برای شرکت‌های چابک و دیجیتال که درگیر محدودیت‌ها و بروکراسی سازمان‌های عریض و طویل نیستند و نتیجه-محوری و چابکی حرف اول را می‌زند، مدل EAaaS بهترین گزینه است.
- برای نهادهایی که کسب‌وکاری خاص و حساس دارند (مثلا صنایع نظامی)، همچنان مدل سنتی تامین و نگهداشت تیم داخلی معماری – باوجود محدودیت‌ها و چالش‌ها – در کنار بهره‌گیری از خدمات مشاوران حقیقی-حقوقی راهکار مناسب است.
- برای شرکت‌های خصوصی یا صنعتی با اندازه متوسط که به‌صورت موردی یک صورت مساله مهم معماری دارند (برای مثال مدرن‌سازی سیستم‌های موجود یا مدل‌سازی/بهبود فرایندها یا انتخاب و راه‌اندازی BPMS/LCDP) مدل سنتی استفاده از خدمات مشاوران در قالب یک پروژه مشخص می‌تواند گزینه مناسب باشد، اگرچه مدل EAaaS نیز جوابگو است.
جمع بندی: مدل EAaaS مکمل رویکرد معماری سازمانی چابک
مهمترین مشتری خدمات EAaaS، سازمان‌های دیجیتال، شرکت‌های پیشرو و خصوصا کسب‌وکارهای مدرن هستند که فاکتور “چابکی و کارامدی” در دریافت خدمات معماری بنابر ماهیت کسب‌وکاری آن‌ها، معیار اصلی برای تصمیم‌گیری است. این نهادهای چابک و معمولا خصوصی تمایلی به درگیرشدن در بروکراسی راه‌اندازی و استقرار تشکیلات دائمی معماری و درنتیجه بزرگ‌شدن ساختار سازمانی برای نیازهای پویای خود را ندارند و ترجیح می‌دهند منابع خود را صرفا بر روی مزیت‌های رقابنی کسب‌وکار متمرکز کنند و هر قابلیت نوین را به‌صورت برون‌سپاری یا با مدل XaaS فراهم آوردند.
البته EAaaS مانند هر مدل و الگوی نوین، مزایا/معایب خود را دارد و ممکن است برای هر سازمانی مناسب نباشد. هدف از این نوشته، توجه دادن مدیران و تصمیم‌گیران به این مدل (گزینه) در کنار مدلهای سنتی است تا گزینه‌های بیشتری برای تصمیم‌گیری موثر داشته باشند.
[1] Enterprise Architecture as a Service
[2] on-call
[3] IT as a service
[4] Consulting as a Service